Microsoft Word'de Profesyonel Raporlar ve Belgeler Nasıl Oluşturulur

Microsoft Word'de Profesyonel Raporlar ve Belgeler Nasıl Oluşturulur
Bu kılavuz ücretsiz PDF olarak indirilebilir. Bu dosyayı şimdi indirin . Bunu kopyalayıp arkadaşlarınızla ve ailenizle paylaşmaktan çekinmeyin.

Microsoft Office bir ülke olsaydı, dünyanın en kalabalık üçüncü ülkesi olurdu. 1,2 milyar insan tek bir uygulama paketi kullanmak akıllara durgunluk veriyor. Ve 107 dil 'konuşuyorlar'!





Ama şu anda, sen ve ben İngilizce konuşuyoruz ve Microsoft Office cephaneliğindeki en popüler araç hakkında konuşacağız -- Microsoft Word 2016 .



Windows 8.1'de bios'a nasıl gidilir

Bu belge düzenleyici, çeşitli belgeler yazmak için kullanılır. Basit bir uygulamadan gerekli özgeçmişe. Düz bir kova listesinden bir ofis notuna. Word ile çalışabileceğimizi düşünüyoruz. Ama ciddi bir profesyonel rapor yazmak için oturduğumuzda önemli bir gerçeği keşfediyoruz.





Profesyonel rapor yazmanın farklı bir dizi beceriye ihtiyacı vardır.

Peki, kendinize şunu sorun -- tek bir belgeden uzun bir rapora geçiş yapabilir misiniz? Bu büyük ölçekli belge projesini yönetmenize yardımcı olacak tüm Microsoft Word özelliklerini biliyor musunuz? Çalışmada diğer ekip üyeleriyle işbirliği yapabilir misiniz?



Öğrenci, küçük işletme sahibi veya ofis çalışanı olabilirsiniz... bir rapor veya profesyonel olarak biçimlendirilmiş bir tür belge oluşturmanız gerekecek. Bu MakeUseOf kılavuzu, tekniklerinizi güncellemenize ve tasarım yaklaşımınızı keskinleştirmenize yardımcı olacaktır.

Bu kılavuzda:

Rapor yazmak - Tanıtım | Rapor Kontrol Listesi



Faydalı Microsoft Word Araçları - Özel yapıştır | Araştırmacı | Belgenizin Parçalarını Dondurun

Düzen ve Tasarım Üzerinde Çalışın - giriş | Kapak sayfası | İçindekiler | Başlık ve altbilgi | Sayfa numaraları | Yazı Tipi Stili | Paragraf Stili | Sayfa Sonları | Stiller ve Temalar | Altyazılar | Hızlı Parçalar | Sayfa kenarlıkları



Referanslar ve İşbirliği - dizin | bibliyografyalar | Çapraz Referans | Yorumlar

Raporunuzu Sonlandırın - imzalar | filigranlar | Sadece oku | PDF'ye yazdır

Sonraki adım - Çözüm

Rapor yazmak

Rapor yazma, araştırmayı ve ardından bu analizin sonucunu yayınlamayı içerir. Profesyonel dünyada, yayınladığınız şeyin 'görünüşü' veya görünümü çok önemlidir. Göze hoş gelen nihai sonuç itibarınızı parlatabilir ve kişisel markanızı geliştirebilir.

Aşağıdaki adımlar, Microsoft Word 2016'daki uzman özellikler aracılığıyla size yardımcı olacaktır. Bir plana çok zaman ayırın. Bu yönergelerle başlayın…

Adım 1: Amaca Karar Verin

Rapora başlamadan önce, ilk olarak neden yazdığınızı bilmelisiniz. Raporlar birçok çeşittir, ancak ya bilgilendirmek ya da ikna etmek içindir. Teknik bir süreci tanımlamak, arka plan bilgilerini paylaşmak veya bir projedeki ilerlemeyi göstermek anlamına gelebilir.

Kendine sor - Ne ve Neden . Bu, amacı tek bir ana noktaya ayırmanıza ve gereksiz ayrıntılarla uğraşmak yerine ona bağlı kalmanıza yardımcı olacaktır.

2. Adım: Kitlenizi Tanımlayın

İkinci önemli husus, hedef kitlenizi değerlendirmektir. Ne hakkında konuştuğunu anlayabilecekler mi? Raporu okuyacak farklı seviyelerde okuyucular var mı? Okuyucunun konuyla ilgili bilgisi, eklemeniz gereken bilgileri büyük ölçüde etkileyecektir.

Birincil hedef kitleye karar verin ve ardından raporu uygun teknik düzeyde yazın. İkincil hedef kitle, raporun sonundaki ek bilgilerle desteklenebilir.

3. Adım: Konunuzu Bilin

Ne hakkında konuştuğunu biliyor olmalısın. Bu nedenle, konuyu araştırın ve amacınızı kanıtlamak için ilgili tüm bilgileri ekleyin. Kişisel görüşlere değil, gerçeklere dayalı bir sonuca vardığınızdan emin olun. Bilgiler doğru, güncel ve iyi referanslı olmalıdır.

Ayrıca amacınızı desteklemek için dergiler, gazete makaleleri, kitaplar, web siteleri, broşürler, ham veriler, yıllık raporlar ve konuşmalar gibi çeşitli kaynakları kullanın. Sadece Wikipedia'ya bağlı kalmayın.

4. Adım: Raporun Ana Hatlarını Çıkarın

Araştırmayı yaptınız. Yazılmayı ve yazdırılmayı bekleyen bir ton bilgi var. Fakat bekle! Suya girmeden boğulmayın. Baştan sona gezinmenize yardımcı olacak ara noktaların şeması olacak raporun son taslağını hazırlayın. Anahat taslaktır. Size arazinin kuşbakışı görünümünü verecek ve ayrıca ayrıntıları doldurmanız gereken yerleri gösterecektir.

Bir fikir raporunun yapısı aşağıdaki unsurları içerebilir:

  • Baş sayfa
  • Yönetici Özeti
  • İçindekiler
  • Tanıtım
  • Raporun Gövdesi
  • Çözüm
  • Öneriler
  • ek
  • Bibliyografya ve Referanslar

Microsoft Word'ün Belge Anahattı bir belgeyi araştırmayla doldurmaya başlamadan önce bile düzenlemenize yardımcı olabilecek güçlü bir özelliktir. yararlanmak beyin fırtınası ve zihin haritalama şablonları fazla.

Adım 5: Yaz, Düzenleme, Düzeltme ve Bitirme

Raporunuzu yapılandırdıktan sonra, başlıkları içerikle doldurmanın zamanı geldi. Şahsen her bölümün birazını ele almayı ve daha sonra bilgi ile doldurmayı en iyi buluyorum. İsterseniz bunu yapabilir veya rapor yapısında aşağı inerken her bölümü bitirebilirsiniz. İlk önce yazım ve dil bilgisi yerine fikirlerinizi sunmaya ve destekleyici kanıtlar kullanmaya odaklandığınızdan emin olun. Argümanınızı ana hatlarıyla belirtin ve ana fikirlerinizi ortaya koyan birkaç cümle yazın. Alıntı yapmaya değer bir şey bulursanız, alıntı yapın.

Metninizin çoğu yazıldıktan sonra, şimdi onu okumanın ve iyi aktığından emin olmanın zamanı geldi. 'Bu bilgi şunu gösteriyor…', 'Başka bir deyişle…', 'Benzer şekilde…' gibi geçiş sözcükleri ile okuyucunun anlamasına rehberlik ettiğinizden ve ilgili ve önemli noktaları vurguladığınızdan emin olun.

Son olarak, düzeltme okumak için zaman ayırın, dilbilgisi ve yazım denetimi yapın ve ilgili tüm bilgileri ve mantıksal akışını iki kez kontrol edin. Çalışmanızı kontrol etmek ve düzeltmek için en az bir gün ayrılmak en iyisidir. Bitirdiğinizi düşündükten hemen sonra düzenlemeye çalışmayın, çünkü yazdıklarınızı okumayı kaçırma eğiliminde olacaksınız. Biraz uyuyun ve ertesi gün tekrar okuyun.

Rapor Kontrol Listesi

Gitmeden ve üzerinde çok çalıştığınız raporunuzu göndermeden veya teslim etmeden önce, aşağıdakileri yaptığınızdan emin olun:

  • Başlık, Adınız, Tarih, Raporun kime ait olduğu ve raporun ne hakkında olduğuna dair olası bir açıklama ile başlık sayfasını tamamladı.
  • İçindekiler sayfası uygun başlıklara sahiptir ve sayfa numaraları doğrudur.
  • Giriş bölümünün kilit noktaları, raporun kapsamını ve ulaşmak istediği hedefi kapsadığından emin olun.
  • Tabloların üstüne ve resimlerin/grafiklerin altına başlıklar eklediniz.
  • Raporun içeriği, bilgileri açık, mantıklı, gerçeğe dayalı, konuyla ilgili mi, konuya uygun bir şekilde sunuyor mu?
  • Sonuç, sonuçları belirtiyor mu, ana fikri yeniden ifade ediyor mu ve herhangi bir yeni bilgi içermiyor mu?
  • Başlıklar ve alt başlıklar açıkça etiketlenmiş mi?
  • Alıntılar alakalı, güncel ve doğru bir şekilde referans verilmiş mi?
  • Uygun olan yerlerde sayfa sonlarını kullandınız mı?

Şimdi Microsoft Word'ü başlatalım ve raporunuzun taslağını bir araya getirmeye ve onu profesyonel bir belge olarak sunmaya yardımcı olacak özelliklere geçelim.

Rapor Yazma için Faydalı Microsoft Word Özellikleri

Bunları küçük ipuçları olarak alın ve tek tek ustalaşın.

Microsoft Word, birçok somun ve cıvataya sahip büyük bir obüs. Profesyonel raporu planlamak, hazırlamak ve sunmak için ihtiyaç duyacağınız temel becerilere ve araçlara odaklanalım. Aşağıda ele alacağımız Microsoft Word özellikleri de işinizi kolaylaştıracak üretkenlik kısayollarıdır.

Uç: Office paketindeki yeni özellikler hakkında daha fazla bilgi edinmek için Microsoft Word 2016'nın 'Bana Anlat' yardımcısını kullanın.

Üç ön araçla başlayalım...

Özel Yapıştır'ı kullanın

Çoğumuz için, Word'e metin veya resim kopyalamamız gerektiğinde, CTRL+V kısayolu gayet iyi. Ancak bazen kopyalanan verileri resim olarak Excel verileri gibi başka bir biçime yapıştırmak isteyebiliriz. İle Özel yapıştır komutu, başka bir programdan Word'e bir resim, sunum verisi, tablo veya nesne yapıştırdığınızda biçimi atabilir veya belirtebilirsiniz.

Profesyonel bir belgede Excel tabloları ve çizelgeleri ile çok çalışacaksınız.

Sadece istediğinizi kopyalayıp yapıştır'a tıklarsanız, verileri tablo olarak ekleyeceğini fark edeceksiniz. Ancak, yapıştırmak istediğiniz geniş bir hücre alanıysa ve düzenlemek istemiyorsanız, ek düzenleme seçeneğiyle birlikte bir görüntü olarak yapıştırmak isteyebilirsiniz.

İçinde Microsoft Excel: Kopyalamak istediğiniz hücreleri seçin ve vurgulayın > CTRL+C.

İçinde Microsoft Word: git Ana Sayfa > Yapıştır > Özel Yapıştır . Seçme Özel yapıştır ve iletişim kutusundan seçin Microsoft Office Excel Çalışma Sayfası Nesnesi .

Verileri bir resimmiş gibi yeniden boyutlandırabilirsiniz ve çift tıklarsanız değerleri düzenleyebilirsiniz. Tabloyu veya grafiği değiştirebilir ve yeniden tasarlayabilirsiniz. Ayrıca, Excel'deki grafik veya tablodaki verileri güncellerseniz, grafiği Word'de otomatik olarak yenileyebilirsiniz.

Sağ tıklama bağlam menüsünü de deneyin. Özel Yapıştır menüsü açılır:

Fazlası var Excel'den Word'e veri aktarma seçenekleri . NS Microsoft Office Desteği sayfasında da ayrıntılı olarak anlatılmaktadır.

Araştırmacıyı Kullan

Evet, Google ve Wikipedia var. Ancak sürekli olarak Word'den tarayıcınıza geçiş yapmak üretkenliğinizi engelleyebilir. Office 2016, bu homurdanan çalışmaya güçlü araştırma entegrasyonu getiriyor. Araştırmacı, yalnızca Microsoft Word'den içerik bulmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda hızlı bir şekilde alıntılar eklemenize de yardımcı olur. Belgenizi destekleyecek doğru içeriği bulmak için Bing Bilgi Grafiği'ni kullanır.

git Şerit > Referanslar sekmesi ve c Seç Araştırmacı . Sağ tarafta arama seçeneklerinin bulunduğu bir bölme açılacaktır.

Aramak istediğiniz konu için bir anahtar kelime yazın ve Enter'a basın.

Sonuçlar bölmesi, belgenizde kullanabileceğiniz kaynakların bir listesini gösterir. Ayrıntılı olarak keşfetmek için bir konu seçin.

Sağ üstteki artı işaretine tıklayarak konuyu Microsoft Word belgenize ekleyin. Ayrıca, araştırma belgenizde kaynak belirtmek için herhangi bir sonucun üzerindeki artı işaretine tıklayabilirsiniz. Alıntı kaynağı, araştırmanızı web kaynakları ve kitaplarla desteklemenize yardımcı olur.

Daha sonra göreceğimiz gibi, açıklamalı bir bibliyografya, bir belgenin en zor kısımlarından biridir. Araştırmacı, devreye giren akıllı bir asistandır.

Word Belgenizin Bir Kısmını Dondurun

Mesleki raporunuzun uzun ve karmaşık bir çalışma olacağını kabul edelim. Bir belgenin iki farklı bölümünü aynı anda görüntüleyebilmek için Word penceresini iki bölmeye bölebilirsiniz. Parçaları bir yerden başka bir yere kopyalayıp yapıştırmak veya başka bir yerde çalışırken belgenin bir bölümüne atıfta bulunmak istediğinizde bu değerli bir zaman tasarrufu sağlar.

git Şerit > Görünüm sekmesi > Böl .

Bölmeyi kaldırmak için tıklayın Bölmeyi Kaldır aynı sekmede.

Windows grubu, iki veya daha fazla belgeyle çalışma şeklinizi değiştirmeniz için size birkaç seçenek sunar. Özellikler açıklayıcıdır.

Her iki belgeyi aynı anda kaydırmak için Senkronize Kaydırma Görünüm sekmesindeki Pencere grubunda. Ayrıca üzerine tıklayabilirsiniz Yan Yana Görüntüle belgenin iki bölümünü yan yana koymak için.

Uç: İki farklı düzeni görüntülemek için Bölünmüş Görünüm'ü kullanın – örneğin, Yazdır ve Anahat. Bölmeyi ayarlayın. Ardından, değiştirmek istediğiniz bölmeye tıklayın ve ardından Görünüm sekmesinde farklı bir düzen seçin.

Düzen ve Tasarım Üzerinde Çalışın

Bir raporun sunumu, ilk etapta birinin bir raporu okumasını sağlayan şeydir ve bu nedenle raporunuzun iyi sunulması çok önemlidir. Okumak için dört rapor seçeneğiniz olsaydı, hangisini seçerdiniz?

  1. El yazısıyla yazılmış bir rapor.
  2. Siyah beyaz basılmış bir belge.
  3. Normal A4 kağıda renkli olarak basılmış bir rapor.
  4. Renkli basılmış, akılda kalıcı bir başlık sayfası olan, düzgünce sınırlandırılmış ve kaygan bir rapor mu?

Dördüncü raporu alacaksın çünkü sadece görsel görünümüyle seni kendine çekecek.

Ön kapak tek sebep değil. İyi tasarlanmış bir raporun okunması daha kolaydır. Okumak için zamanınız olmadığında taramak da daha kolaydır. Bu nedenle üstbilgilerinize ve altbilgilerinize ve farklı stiller ve temalara biraz zaman ayırmanız gerekir. Kısacası – rapordaki her öğenin biçimlendirilmesi.

Biçimlendirme zor bir iş gibi görünebilir, ancak tüm yaratıcı kaslarınızı çalıştıracak eğlenceli bir egzersizdir. Önemli çıkarımlar, ileride Microsoft Office'teki herhangi bir şeye uygulayabileceğiniz beceriler olacaktır. Ve burada öğrenilen tüm üretkenlik ipuçlarıyla zamandan tasarruf edeceksiniz.

Microsoft Word 2016, zengin bir dizi özelliğe sahiptir. Bunlar, rapor tasarımınızın diğerlerinden öne çıkmasının ve profesyonel olmasının yollarından yalnızca birkaçıdır. Öyleyse, düzen ve tasarım becerilerini parçalayalım.

Bu bölüm, bu özellikleri adım adım ele alacaktır:

  • Bir Kapak Sayfasıyla Başlayın
  • İçindekiler Tablosu Yap
  • Üstbilginizi ve Altbilginizi Oluşturun
  • Sayfa Numaraları Ekle

(İçeriği Biçimlendir)

  • Doğru Yazı Tiplerini Seçin
  • Paragrafların Stilini Oluşturun
  • Kontrol Sayfası Sonları
  • Stilleri ve Temaları Kullanın
  • Altyazılar
  • Hızlı Parçaları Kullan
  • Sayfa Kenarlıkları ile Süsleyin

1. Bir Kapak Sayfasıyla Başlayın

İlk sayfa, okuyucunuzla ilk temas noktasıdır. Aynı zamanda olumlu bir izlenim bırakmak için bir fırsattır. Sanatsal beceri eksikliğinizin bir bahane olmasına izin vermeyin çünkü Word, yerleşik başlık sayfaları galerisiyle işi üstlenir. Tek yapmanız gereken, raporun konusuyla evlenmek.

Microsoft Word 2016 size sunar 16 önceden biçimlendirilmiş şablon ve Office.com'da üç tane daha.

git Ekle > Sayfa Grubu > Kapak Sayfası .

Kapak sayfası varsayılan olarak belgenin başında görünür.

Sunulan yalnızca 16 'resmi' şablon olduğundan, diğer tüm meslektaşlarınızın aynı kapak sayfasına sahip olduğunu görebilirsiniz. Öyleyse neden özelleştirmiyorsunuz ve biraz daha benzersiz hale getirmiyorsunuz.

Yapabilirsiniz Microsoft Word'de bir başlık sayfası (veya kapak sayfası) tasarlayın bu yığında bir orijinal olabilir. Bir şablon olarak kaydedin veya anında tasarımı kolayca değiştirin.

2. İçindekiler Tablosu Yapın

Sıradan okuyucular tarar. İyi okuyucular önce tarar ve sonra derinlere dalarlar. İçindekiler, her ikisine de yardımcı olan ara noktaları sağlar. Uzun ve karmaşık bir belge olduğunda, sizi ilgilendiren bölüme gitmeden önce arazinin yerleşimini kontrol etmeyi tercih etmez misiniz?

Belgeniz 10 sayfadan uzunsa İçindekiler Tablosunu (TOC) düşünün. önce ihtiyacın olmadığından emin olmalısın belgenizdeki herhangi bir sayfayı yeniden düzenleyin TOC'yi oluşturmadan önce.

Microsoft Word'de tüm TOC'yi elle yazmanız gerekmez. Orada bir İçindekiler otomatik aracı altında Referanslar Anahatınızı alan ve sizin için tasarlayan sekme. Ayrıca, bir şeyi değiştirmek istediğinizde kolayca güncel tutabilirsiniz.

Ayrıca indirebileceğiniz ve içeriğin doğasına uygun hale getirebileceğiniz şablonlar da vardır. Örneğin, bir tez için bir TOC, bir şirketin yıllık raporundan farklı görünecektir.

Tam bir eğitimimiz var Word'de içindekiler sayfası nasıl oluşturulur .

İşin özü şu:

Anahat oluşturun ve hiyerarşiyi düzenlemek için başlık stillerini kullanın. Otomatik TOC aracını başlık stillerine uygulayın. Word 2016 bu başlıkları arar ve ardından içindekiler tablosunu belgenize ekler. Ardından, belgenizde değişiklik yaparsanız TOC'nizi otomatik olarak güncelleyebilirsiniz.

Daha fazla uygulamalı kontrol için ayrıca Kılavuz İçindekiler stil. Word, yer tutucu metni ekler ve listedeki her içeriği eklemeniz ve biçimlendirmeniz gerekir.

Ana amaç her sayfada rapor hakkında bilgi vermek olduğundan, raporlarda Başlıklar ve Altlıklar önemlidir. Sayfa numaraları için ortak görüntüleme alanlarıdır. Belgenin başlığı, raporun başlığını ve muhtemelen onu kimin oluşturduğunun adını içermelidir. Mevcut bölümün başlığı yardımcı olur.

Altbilgi ise sayfa numaralarını, yayın tarihini ve gerekli diğer idari bilgileri içermelidir. unutmayın ki bazı stil kılavuzlarının üstbilgiler ve altbilgiler için özel yönergeleri vardır .

Belgenizdeki başlıkla başlayalım ve ona benzersiz bir görünüm kazandıralım.

Seçme Sokmak , ardından birini seçin başlık veya altbilgi gruptan. Yerleşik galeri, aralarından seçim yapabileceğiniz çeşitli seçenekleri gösterir.

Üst bilgi ve alt bilgi alanı, belgenize yer tutucu metin veya tablo ile eklenir. NS Üstbilgi ve Altbilgi Araçları tarih, saat veya resim gibi diğer biçimlendirme çalışmaları için Şeritte açılır.

Metninizi girin ve ardından Üstbilgi ve Altbilgiyi Kapat .

Boş bir üstbilgi ve altbilgi ile başlayabilirsiniz. Tasarım becerileriniz varsa, Üstbilgi ve Altbilgi Araçları kendi tasarımınızı yapmak için. Kuruluşunuz için özel antetli kağıtlar oluşturmak istiyorsanız üst bilgi ve alt bilgi alanında uzmanlaşın. Şirket veya kuruluş logoları gibi marka öğelerini üstte ve düzgün biçimlendirilmiş dipnotları altta kullanabilirsiniz.

Dahili başlıklardan birini deneyelim ve değiştirelim. seçtim Adam galeriden.

Son görünümün basit metin efektleri ve Microsoft Office simge galerisinden alınan bir simgeyle bir araya getirilmesi iki dakika sürdü.

Üstbilgi ve altbilgi yerinde. Ancak, belgede nerede olduğunuzu nasıl bilebilirsiniz? Bir sonraki önemli yön tabelası olarak sayfa numaralarını girin.

4. Sayfa Numaraları Ekleyin

Sayfa numaraları en iyi alt bilgide görünür (yukarıdaki resimdeki gibi üst bilgiden farklı olarak). adresinden temel bir sayfa numarası ekleyebilirsiniz. Ekle > Sayfa Numarası Şerit üzerindeki düğme. adresinden de ekleyebilirsiniz. Tasarım üstbilgi ve altbilgi eklediğinizde görünen sekme.

Sayfa numaraları üzerinde çok fazla kontrolünüz var. Çok çeşitli sayı biçimleri arasından seçim yapın ve bunları ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin. Bu durumda, sayıyı altbilgiye ekliyoruz, ancak bunları en üste veya hatta kenar boşluklarına koyabilirsiniz. Bu örnekte, sayfa numarasını sol alt köşeye yerleştirdim. Ancak, varsayılan görünümü ve biçimi değiştirmek istiyorum.

Örneğin: 'Sayfa X of XXX' kullanmak, uzun bir belgede daha iyi bir gösterge sağlar.

Sayfa numarasını seçin. git Ekle > Hızlı Parçalar . Açılır menüden, Alan . Alan iletişim kutusuna Üstbilgi ve Altbilgi Tasarımı sekmesinden de ulaşabilirsiniz.

Seçmek NumPages uzun alan adları listesinden. Sağdaki kutudan belirli bir format seçebilirsiniz. Her zamanki 1, 2, 3'ü seçtim. Tamam , ve sayfa sayısının sayısı görünecektir. Şimdi tek yapmanız gereken, XXX sayfasının X. Sayfası gibi metninizi eklemek ve Ana Sayfa sekmesinde bulunan normal metin biçimlendirme araçlarıyla sayıların görünümünü değiştirmek.

Şimdi şöyle görünüyor:

Belgenizdeki herhangi bir sayfa numarasının görünümünü tasarlayın ve Word kalanları otomatik olarak günceller. Sayfa numaraları, bir altbilgideki en yaygın öğelerdir, ancak üstbilgi gibi diğer bilgileri de tutabilir. Ekle grubundaki seçeneklerden tarih ve saati, belge bilgilerini, resimleri ve daha fazlasını üstbilginize veya altbilginize ekleyebilirsiniz.

Ardından, içeriği biçimlendirmeye geçiyoruz.

Profesyonel raporunuzun görsel çekilişi, içeriğe uyguladığınız 'güzelleştirme' ile bir araya geliyor. Biçimlendirme, iyi akan bir belge için de önemli bir adımdır. Bu nedenle, doğru yazı tipini, paragraf alanını ve renkleri seçmek için çok fazla enerji harcamanız gerekir.

Merak etme. Hatta, Microsoft Word, varsayılan temalar ve görsel stiller ile paketlenmiş olarak geldiği için, sanatsal açıdan meydan okuyanlar bu kısmı kolay bulacaktır. Bir belgenin en temel öğesiyle başlayalım.

5. Doğru Yazı Tipini Seçin ve Stillendirin

Sizin profesyonel bir Word raporunda yazı tipi seçimi sadece metnin nasıl öne çıktığını değil, aynı zamanda nasıl yazdırıldığını da belirler. Her ikisini de maksimum etki için istiyorsunuz.

Bir yazı tipini (yani yazı tipinin görsel görünümünü) ya bir belgenin tamamına ya da bir belgenin belirli bölümlerine uygulayabilirsiniz. Tüm yazı tipi seçenekleri Giriş sekmesinde mevcuttur. git Ana Sayfa > Yazı Tipi .

Microsoft Word 2016'daki varsayılan yazı tipi Calibri'dir. Aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda başka kişi olduğu için bunun ötesine bakın. Times New Roman'ı seçerseniz tembel sayılabilirsiniz, Windings'i seçerseniz de… Bunu açıklamama gerek yok sanırım. Bu nedenle, okunması kolay ve rapora uygun bir yazı tipi seçtiğinizden emin olun. Güvenli oynamak için bunlardan birini seçin profesyonel görünümlü Google yazı tipleri ; ücretsiz olarak kullanılabilirler.

Uç: Baskerville ve Georgia, aşırı kullanılmış Times New Roman'a iyi birer alternatiftir.

Gövde metni ve Başlıklar (ve Alt Başlıklar) için farklı yazı tipi eşleştirmesi deneyin. gibi birkaç web sitesi Yazı Sevinci ve TipKurt yazı tipi eşleştirmelerini denemenize yardımcı olacaktır. Yapabilirsiniz özel yazı tiplerini indirin ve kullanın fazla. Ancak başparmak kuralını unutmayın - bir belgede asla üçten fazla farklı yazı tipi kullanmayın.

Bu ekstra pizazz için, bir deneyin metninizi geliştirmek için büyük harf kullanın .

6. Paragrafları Stillendirin

Satırlarınızın çift aralıklı veya tek aralıklı olmasını istiyorsanız, paragrafların biçimini değiştirmeniz gerekir. Aralığı değiştirerek, bir belgenin daha kolay okunmasını sağlayabilir veya daha uzun olduğu ve üzerinde daha fazla emek harcadığınız izlenimi verebilirsiniz.

Tüm belge için paragrafı değiştirmek için, her metin bloğunu seçmeniz en iyisidir; aksi takdirde, raporunuzda başlıklar kullanıyorsanız bunlar da değişecektir. Daha iyi bir seçenek de, paragrafı biçimlendirmek için kullandığınız belirli stili özelleştirmenizdir.

Bunu yapmak için şuraya gidin: Ev > Stiller . Değiştirmek istediğiniz stile sağ tıklayın ve seçin değiştir . Tıklamak Biçim > Paragraf Bu, iletişim kutusunun en altındadır. Şimdi paragrafın aralığını, girintisini ve hizalamasını değiştirin. Tıklamak Tamam diyalogları kapatmak için

Belgenin daha küçük bir bölümünü değiştirmek istediğinizde , neyi değiştirmek istediğinizi seçin. Vurgulanan metne sağ tıklayın ve seçin Paragraf . Yukarıdakiyle aynı iletişim kutusu görünecektir.

7. Kontrol Sayfası Sonları

Bir sayfa sonu - kendi adıyla - sürekli bir metin bloğunu iki sayfaya böler. Sayfa sonları, uzun belgeler için önemli yapısal unsurlardır. Word, sayfanın sonuna otomatik olarak bir sayfa sonu ekler. Ancak uzun bir belgede sayfa sonlarını istediğiniz yere yerleştirebilirsiniz.

El ile sayfa sonu eklemek için Ekle > Sayfa sonu. (Klavye kısayolu: CTRL + Enter)

Tıkladığınızda bir sayfa sonu şöyle görünür: Göster/Gizle içinde komut Paragraf grubu .

Ancak, bir sayfa veya sütunda bir grup satırı bir arada tutmak ve sayfa sonu nedeniyle ayrı tutmamak istiyorsanız ne olur? Düzen sizin kontrolünüzde. Paragraf grubunun sağ alt kısmında gördüğünüz küçük oku tıklayın.

İçinde Paragraf kutusu, tıklayın Satır ve Sayfa Sonları. Bu dört sayfalandırma seçeneğinden birini seçin:

  • Dul/Yetim kontrol, bir paragrafın en az iki satırını sayfanın üstüne veya altına yerleştirir.
  • Sonraki ile devam et Bir arada kalmak istediğiniz paragraflar arasındaki kesintileri önler.
  • Çizgileri bir arada tutun paragrafların ortasında sayfa sonlarını önler.
  • Önce sayfa sonu belirli bir paragraftan önce bir sayfa sonu ekler.

Biz de gösterdik sayfa sonları nasıl kaldırılır gerektiğinde.

8. Stilleri ve Temaları Kullanın

Stiller ve temalar, belki de Microsoft Word'de daha az kullanılan özelliklerden ikisidir. Ama bence zamandan tasarruf etmek için her fırsatta kullanmalısınız.

Ancak bir tema ile stil arasındaki fark nedir? Microsoft diyor:

Temalar, genel rengi ve yazı tiplerini değiştirmenin hızlı bir yolunu sunar. Metin biçimlendirmesini hızlı bir şekilde değiştirmek istiyorsanız, Word Stilleri en etkili araçlardır.

Bu nedenle, temalar genel görünümü renk, efektler ve yazı tipleriyle kontrol ettiğinden, önce belgeniz için iyi bir temayla başlayın. Sonra , görünümünü değiştirmek istediğiniz belirli bölümleri incelemek için Stilleri kullanın.

İçin Temalar: şuraya git Tasarım sekme. Galeriden bir tema seçin. Renk kombinasyonunun neye benzediğinin önizlemelerini görebilirsiniz.

İçin Stiller: Metnin değiştirmek istediğiniz bölümünü seçin. şuraya git Stiller üzerinde grup Ev sekme. Nasıl göründüklerinin önizlemelerini görebilirsiniz. İçeriğinize uygun Stili seçin. Örneğin, belgenizdeki başlıklar için bir başlık stili seçin. Veya herhangi bir alıntı için belirli bir stil. Ayrıca mevcut bir stili değiştirebilir ve sıfırdan yeni stiller oluşturabilirsiniz.

9. Altyazılar

Her resim, çizelge veya illüstrasyon, onu açıkça tanımlamak için bir altyazıya ihtiyaç duyar. Genellikle bir grafiğin altında bulunan tek bir metin satırıdır. Altyazılar, başka bir yerde bahsetmeniz gerektiğinde de önemli bir referanstır. Birçok belge bu küçük ayrıntıyı atlar.

Bir başlık eklemek kolaydır. Resim yazısı eklemek istediğiniz resme sağ tıklayın. Seçme Altyazı ekle .

İletişim kutusunda, başlık metninizi ekleyin ve kalan seçenekleri yapılandırın. Altyazılara Word'de otomatik olarak başvurulabilir.

10. Hızlı Parçaları Kullanın

Profesyonel belgeler tekrarlanabilir. Bu nedenle, her zaman yeniden kullandığınız standart içerik için Hızlı Parçalar'ı kullanmaya başlamalısınız. Örneğin, her belgeye eklediğiniz bir sözleşme maddesi olduğunu varsayalım. Veya bazı tanıtım bilgileri. Tekrar tekrar kopyala-yapıştır yapmak yerine Hızlı Parçalar olarak kaydedin ve tekrar tekrar kullanın.

Hızlı Parçalar ayrıca bir tür inşa bloğu . Tüm yeniden kullanılabilir içerik bloklarının galerisini şurada görebilirsiniz: Yapı Taşı Organizatör .

Kendi Hızlı Parçalarınızı iki adımda kaydedin ve yeniden kullanın:

  1. Belgenizin galeriye kaydetmek istediğiniz tümceyi, cümleyi veya başka bir bölümünü seçin.
  2. git Ekle > Metin grubu > Hızlı Parçalar > Seçimi Hızlı Parça Galerisine Kaydet . Adı değiştirin ve isterseniz bir açıklama ekleyin. Tıklamak Tamam .

Aynı şekilde, kaydedilen içerik snippet'ini yeniden kullanabilirsiniz.

İmlecinizi Hızlı Parçalar Galerisi'nden bir seçim eklemek istediğiniz yere getirin. git Ekle > Metin grubu > Hızlı Parçalar . Ardından, yeniden kullanmak istediğiniz tümceyi, ifadeyi veya kaydedilmiş diğer seçimi tıklayın.

Hızlı Parçalar menüsünde diğer üç kategoriyi fark edeceksiniz.

Otomatik metin: Word 2016 eskiyi korudu Otomatik metin özellik. Çok fazla kullandığınız herhangi bir metin bloğu için Hızlı Parçalar gibi çalışır. Örnek: Her belgeyle kullanmak istediğiniz bir not.

Belge Özelliği: Her belgeye ekleyebileceğiniz bir dizi sabit özellik. Örnek: Şirket adı veya yazar.

Alanlar: Bunlar, otomatik olarak güncellenen önceden tanımlanmış öğelerdir. Örnek: Tarih, saat, sayfa numaraları vb.

Unutmayın, belge özelliği girdileri bazen herkesle paylaşmak istemeyeceğiniz bilgileri içerebilir. Bu nedenle, bu alanları yakından takip edin ve gerektiğinde gizli kişisel verileri kaldırın.

11. Sayfa Kenarlıklarıyla Süsleyin

Sayfa kenarlıkları yalnızca el ilanlarında ve davetiyelerde iyi görünmez. Doğru yapılırsa, bir belgeye bir sınıf dokunuşu ekleyebilirler. Şeritteki Tasarım menüsünde çeşitli çizgi stilleri ve genişlikleri ve resim kenarlıkları mevcuttur.

git Tasarım > Sayfa Kenarlıkları.

İçinde Kenarlıklar ve gölgeleme kutusu, kullanın Sayfa kenarı Kenarlığınızı tasarlamak için sekme.

Ayarlar kendini açıklayıcıdır. İnce ama zarif bir kenarlık eklemek için doğru renklerle Gölge veya 3-D'yi deneyin. Küçük resim kenarlıkları olan Sanat stilleri, profesyonel belgeler için fazla gösterişli olabilir.

içindeki dört köşe düğmesini kullanın. Ön izleme Kenarlık çizmek için sayfanın kenarlarını seçmek için pencere. Kenarlıkları istediğiniz gibi kaldırmak veya eklemek için bu düğmeleri tıklayın.

Yalnızca ilk sayfanın çevresine kenarlık koymak istiyorsanız, imleci belgenin ilk sayfasına yerleştirin. Ayrıca bir bölümdeki belirli sayfaların çevresine kenarlıklar koyabilirsiniz. İmleci bölüme yerleştirin - o bölümün ilk sayfasına veya sonraki sayfaya.

Referanslar ve İşbirliği

Bir Word raporu, yönetilemez bir angarya gibi görünebilir. Bir milyon saman yığınını düzgün küçük yığınlar halinde düzenlemek gibi. Buradaki fikir, aradığınız pimin tam olarak hangi yığında olduğunu bilmektir. Bu özellikler işinizi kolaylaştırmak içindir.

1. Bir Dizin Oluşturun

Çok fazla bilgi içeren bir rapor gibi büyük belgeler yazarken, içindekiler sayfası yeterli olmayabilir. Bir dizin anahtar kelimelerin sayfa numaraları ve rapordaki bilgilerle birlikte belgenin sonunda görünmelidir. Okuyucunun yalnızca sayfa numarasıyla doğru bilgilere başvurmasına yardımcı olacak bir dizin oluşturun.

Belgenizde 20'den fazla sayfa varsa bir dizin oluşturun. Microsoft Word 2016, sürecin sizi bunaltmasına izin vermiyor. Temelde iki kısımdan oluşur:

  • Dizine eklemek istediğiniz kelimeleri veya bilgileri seçin.
  • Dizini belgenizde doğru yere yerleştirin.

Bitmiş belgede gezinebilir ve dizine dahil etmek istediğiniz kelimeleri veya cümleleri işaretleyebilir veya ilerledikçe işaretleyebilirsiniz. Her iki durumda da, dizin girişi olarak kullanmak istediğiniz metni seçin veya girişi eklemek istediğiniz yeri tıklayın.

1. tıklayın Referanslar > Girişi İşaretle .

2. İçindeki metni düzenleyin Dizin Girişini İşaretle iletişim kutusu. Dizinde kullandığınız ana kelimeyi daha fazla tanımlayan bir alt giriş de ekleyebilirsiniz. Birden çok seviye ekleyebilirsiniz ve her biri ana girişin altında girintili olarak görünür.

3. Altında Seçenekler , başka bir ana girişe çapraz referans da oluşturabilirsiniz. Bir okuyucu, aynı belgede başka bir yerde ilgili bilgilere başvurmak için bunu kullanabilir.

4. Dizindeki sayfa numaralarının görünümüne karar vermek için Sayfa numarası biçimini kullanın.

hdd'nin başarısız olup olmadığını nasıl anlarım

5. Tıklayın işaret dizin girişini işaretlemek için Bu metni belgede göründüğü her yerde işaretlemek için Hepsini işaretle .

6. Dizine dahil etmek istediğiniz tüm kelime ve deyimler için işlemi tekrarlayın.

Artık indeksinizi oluşturdunuz. Belgenin sonuna doğru doğru yere yerleştirin.

1. Dizini eklemek istediğiniz sayfaya tıklayın.

2. tıklayın Referanslar > Dizin Ekle .

3. dizin iletişim kutusu görüntülenir. Burada metin girişlerini, sayfa numaralarını, sekmeleri ve öncü karakterleri biçimlendirmeyi seçebilirsiniz.

4. Listedeki farklı biçimlerden görünümü seçin ve sağdaki Önizleme penceresini kontrol edin. Unutmayın, Önizleme penceresi size gerçek dizini göstermez. Bu sadece nasıl görüneceğine dair bir 'simülasyon'.

5. Tıklayın Tamam . İndeksiniz artık hazır.

Bazen, sayfaya ekledikten sonra dizine daha fazla giriş eklemeniz gerekebilir. Girişi işaretleyin ve şuraya gidin: Referanslar > Dizini güncelle yeni sözleri dahil etmek için.

Ayrıca, Word bunu otomatik olarak yapmadığından dizin için bir başlık ekleyin.

2. Bibliyografya Oluşturma

Belgeniz neredeyse tamamlandı. Şimdi, belgenizde atıfta bulunduğunuz tüm diğer araştırma çalışmalarını ve fikirleri kredilendirmeniz gerekiyor. Bir bibliyografya zamanı.

Bir şirket raporunun bibliyografyaya ihtiyacı olmayabilir ama akademik bir makale bibliyografya olmadan bitmez. Kaynakça, akademik bir rapordaki en özenli işlerden biridir. Kaynakçayı çerçevelemek için oturmadan önce tüm alıntılarınızı sırayla yapmanız gerekir. Ayrıca, alıntı stiline karar verin (tipik olarak MLA, NE , veya Chicago tarzı ) konunuzun yönergelerine göre.

Bu bölümü oluşturmak için üçüncü taraf alıntı ve kaynakça oluşturuculardan yararlanmaktan çekinmeyin.

Ancak, Microsoft Word 2016, bu süreci olabildiğince acısız hale getirmek için eksiksiz bir araç setine sahiptir. Bu nedenle, kaynakçayı yerleştirmek istediğiniz belgedeki noktaya gidin. Eklemek için en az bir alıntınız varsa iyidir, ancak yapmasanız bile, Word 2016 bir yer tutucu alıntı kullanmanıza ve kaynakları daha sonra doldurmanıza izin verir.

Tıklamak Referanslar > Kaynakça .

Word, yalnızca başlık adlarında farklılık gösteren birkaç kaynakça stili sunar. Uygun stili seçin ve ardından menüdeki düğmeden alıntılar ekleyin. Alıntılar ve Kaynakça grubu .

Kaynakça aracının birkaç adımı vardır. Kısalık uğruna, sizi mükemmele yönlendireceğim Microsoft Office yardım sayfası bu adım adım bir kılavuzdur.

Bazı akademik makaleler sizden açıklamalı bibliyografya oluşturmak . Dergilere, kitaplara, makalelere ve diğer belgelere yapılan atıfların bir listesini ve ardından kısa bir paragraf içeren bir bibliyografyanın daha ayrıntılı bir versiyonudur. Paragraf, kaynağın ve makalenizi nasıl desteklediğinin bir açıklamasıdır.

3. Çapraz Referanslama

Okuyucunun uzun bir belgede gezinmesine yardımcı olmak için çapraz referans kullanabilirsiniz. Belgenin herhangi bir noktasında okuyucuya bir başlığa, sayfa numarasına, resme, tabloya, dipnota, son nota ve paragrafa geri dönmesini söyleyebilirsiniz. Çapraz referans bağlantısı, ilgili bilgileri birbirine bağlamanın düzgün bir yoludur. Okuyucunun bu bilgi parçacığına gitmek için bağlantıya tıklaması yeterlidir.

İşte nasıl başlayacağınız:

1. Çapraz referans için yer seçin ve okuyucuya bundan bahseden metni yazın. Örneğin: 'Gelecekteki eğilimler için Grafik 3'e bakın.'

2. Git Ekle > Çapraz referans .

3. Referans türü kutusunda, neye bağlanmak istediğinizi seçmek için açılır listeye tıklayın.

4. Seçenekler Referans Ekle açılır menü, yukarıdaki seçiminize göre değişecektir.

5. İçinde Hangisi için alanında, seçenekleri gözden geçirin ve Word'e bağlanılacak tam bilgiyi söyleyin.

6. Kontrol edin Köprü kutusu olarak ekle başvurulan bilgiler için köprü oluşturmak için.

7. tıklayın Sokmak çapraz referansı belgeye dahil etmek için.

Başlıklardan bahsettiğimizi hatırlıyor musunuz? Altlarında başlıklar kullandıysanız, denklemlere, şekillere, grafiklere ve tablolara çapraz referans yapabilirsiniz.

Word, var olmayan bir şey için çapraz başvuru oluşturamaz. Word, bu hatalar hakkında sizi bilgilendirecek ve ayrıca başvurulan öğenin sayfa numarasını veya metnini değiştirdiğinizde çapraz başvuruları otomatik olarak güncelleyecektir.

4. Yorumları Kullanma

Profesyonel bir rapor tek başına bir iş olabilir veya ilk taslağı hazırlamak için bir ekipten yardım alabilirsiniz. mütevazi Yorum Yap bir Word belgesinin en az kullanılan araçlarından biridir. Kenar boşluğunda veya Gözden Geçirme Bölmesi'nde dikdörtgen renkli bir balon olarak görüntülenir.

Yorumları küçük 'yapışkan' veya kişisel notlar olarak kullanabilirsiniz. Bir rapor veya el yazması üzerinde çalışırken, yazarken, düzenlerken ve gözden geçirirken kenar boşluklarına kendinize küçük notlar bırakın. Yaratıcı olun - diğer kaynaklara ekstra bağlantılar ekleyin, bunları ipuçları ve işaretçiler için kullanın, bir belgenin farklı bölümlerine bağlantı verin veya okuyucularınız için bir geri bildirim bağlantısı oluşturun. Ve sonlandırdığınızda, kolayca yapabilirsiniz Word'deki tüm yorumları kaldır .

Microsoft Word 2016 aynı zamanda geliştirilmiş bir işbirliğine dayalı yazma aracıdır. Yorumlar, bir ekip arasında geri bildirimin iletilmesinde büyük rol oynar. İşte yorum sistemi nasıl çalışıyor...

1. Yorum eklemek istediğiniz metni vurgulayın veya bir metin bloğunun sonuna tıklayın.

2. Git Ekle > Yorum . Yorumunuzu kutuya yazın. Yorumlar sağdaki işaretleme alanında görünür. Yazdırma Düzeni görünümü, genellikle metnin yanında yorumları görmenin en iyi yoludur.

3. Şuraya gidin: Gözden geçirmek sekmesine gidin ve yorumlar için daha fazla seçenek görün. Bu sekme aynı zamanda tüm kontrolleri gösterir. değişiklikleri ve yorumları izleme ortak bir belgede. Yorumları görüntülemek veya gizlemek için İşaretleme seçeneklerini kullanın. Örneğin: İşaretleme Yok yorumları ve sağdaki işaretleme alanını gizleyecektir.

Raporunuzu Sonlandırın

Raporunuzun büyük kısmı tamamlanıp kaydedildikten sonra, raporunuzu tamamlamanın zamanı gelmiştir. Bitirmek derken, düzeltmeyi kastetmiyorum. Bu da yapılmalı. Şimdi, raporu yetkisiz değişikliklerden ve intihalden korumak için güvenlik önlemlerini almalısınız.

Bu güvenlik önlemleri, elektronik dosyanızı paylaşmadan önce ekstra bir özgünlük düzeyi sağlayacaktır.

Bu bölüm şunları kapsayacaktır:

  • imzalar
  • Filigran ekle
  • Belgeyi 'salt okunur' yapın
  • Belgenizi parolayla koruyun
  • Belgenizi PDF'ye yazdırın

1. İmzalar

Rapora kişisel bir dokunuş için metin imzası ekleyebilirsiniz. Ancak basit bir metin imzası herhangi bir kimlik doğrulamaya ihtiyaç duymaz. Belgenizi yetkisiz erişime karşı korumanın en iyi yolu dijital imzadır. Dijital imza, belgenin imzalayandan geldiğini ve hiçbir şekilde tahrif edilmediğini doğrular.

Microsoft Word 2016'da bir imza satırı oluşturalım.

Belgede, imlecinizi imza satırı oluşturmak istediğiniz yere getirin.

1. Git Sokmak > Metin grup > İmza satırı ve tıklayın Microsoft Office İmza Hattı .

2. İmza Kurulumu iletişim kutusu görüntülenir. Alanları belirtildiği gibi doldurun. Belgeyi imzalaması için başka birine gönderiyorsanız, kendisine ayrılmış alana imzalayan için talimatlar ekleyin ( imzalayan için talimatlar ). İmzalayan ayrıca, aşağıdaki durumlarda imzalama amacını da ekleyebilir. İmzalayanın İmzala iletişim kutusuna yorum eklemesine izin verin kontrol edilir.

3. tıklayın Tamam ve belge artık imza için bir yer tutucu görüntüleyecektir.

Bir imza girin:

Dijital imzalı bir belge imzalamanız gerektiğinde, imza satırına gidin ve üzerine sağ tıklayın.

Dijital bir kimlikle imzalamanız istenecektir. Eğer yoksa, Microsoft size bir imza hizmeti ortağından bir tane almanızı söyleyecektir.

Dijital kimliğiniz yoksa, sadece imza satırının metinsel temsilini ekleyin . Yazılı bir imza veya kimlik doğrulama gerektirmeyen bir görüntü kullanabilirsiniz.

2. Filigran Ekle

Bir Microsoft Word filigranı, belgenin durumu için 'sahte' ancak yine de kullanışlı bir görsel göstergedir. Örneğin, belgenin son sürümünden ayırt etmek için 'Taslaklar' yazan bir filigran kullanabilirsiniz. Veya belgenin 'Telif Hakkına Sahip' veya 'Gizli' olduğunu belirtmek için filigranı kullanın.

'Taslak' işareti en yaygın olanıdır. Ancak Microsoft Word, aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç başka filigran sunar.

1. Git Tasarım > Sayfa arkaplanı ve Seç Filigran . Filigran düğmesi yalnızca Yazdırma görünümünde etkinleştirilecektir.

2. Galeriden bir resim veya metin filigranı seçebilirsiniz. Hem yatay hem de çapraz versiyonları mevcuttur. İletişim kutusu size filigranın son görünümü için tüm özelleştirme seçeneklerini sunar. Farklı yazı tiplerini, düzenleri, boyutları ve renkleri deneyin.

3. Özel filigranınızı oluşturmak için Metin alanına kendi metninizi yazabilirsiniz.

4. Seç Tamam Filigranı belgenize uygulamak için Word, filigranı başlık sayfası dışındaki her sayfaya otomatik olarak uygular.

3. Belgeleri 'Salt Okunur' Yapın

Profesyonel bir raporun doğası gereği okuyucuları tarafından düzenlenmesine gerek yoktur. Belgeyi PDF'ye dönüştürmek bir yoldur. Ancak, Microsoft Word'de birkaç kısıtlama daha uygulayabilir ve herhangi bir türden yanlışlıkla değişiklik veya ihmali önleyebilirsiniz.

Bir belgeyi korumanın üç yolu vardır.

İlk olarak -- Belgenizi 'salt okunur' yapın.

Bu, belgenizin yalnızca okunabilmesini veya kopyalanabilmesini sağlar. Kimsenin dosyayı kopyalamasını ve kopyada değişiklik yapmasını engellemez.

1. Şuraya gidin: Dosya sekme > Bilgi > Belgeyi Koru > Final Olarak İşaretle.

2. Okuyucular bir belgeyi açtığında, üstteki bir çubuk okuyuculardan bu belgeyi salt okunur olarak ele almalarını ister. Ancak, belgeyi Düzenleme modunda açmak için 'Yine de Düzenle'yi tıklayabilirler.

İkinci -- Belgenizi Parolayla Koruyun.

Bir parola engeli ile belgenizi istenmeyen düzenlemelerden koruyun.

1. Altında Belgeyi Koru , Seç Şifre ile Şifrele . Bir şifre yazın ve tıklayın Tamam .

2. içinde Şifreyi Onayla kutusuna, parolayı tekrar yazın ve ardından Tamam . Belge, okuyucudan parola istendiğinde açılacaktır.

Microsoft, AES (Gelişmiş Şifreleme Standardı), 128 bit anahtar uzunluğu, SHA1 (düz metni değiştirmek için neredeyse benzersiz bir 160 bit anahtar oluşturan bir şifreleme karma algoritması) ve bir bilgisayar korsanına bir kuyu sağlamak için CBC'yi (şifre bloğu zincirleme) kullanır. -hak edilmiş baş ağrısı.

Üçüncüsü -- Düzenlemeyi Kısıtla.

Bu kontrol özelliği, yazar olarak, diğerlerinin belgenin hangi bölümlerini düzenleyebileceğine ve hangilerinin kilitleneceğine karar vermenize yardımcı olur. VIP'lerin içeri girmesine izin veren, ancak başka türlü sıradan insanlar için kapıyı kapatan fedai olarak düşünün.

1. Git Gözden geçirmek > Düzenlemeyi Kısıtla .

2. Altında Düzenleme kısıtlamaları , Kontrol Belgede yalnızca bu tür düzenlemeye izin ver ve listenin şunları söylediğinden emin olun: Değişiklik yok (Salt okunur) .

Değişiklik yok (Salt okunur) varsayılan kısıtlama türüdür. Belge için farklı bir kısıtlama düzeyi için menüyü tıklayın ve İzlenen değişiklikler, Yorumlar veya Formları doldurma arasından seçim yapın.

3. Bazı bölümleri düzenleme ablukasından kurtarmak için, kısıtlama olmaksızın düzenleme için bölümleri seçin. Birden fazla alan seçmek için tıklayın CTRL fareyi kullanarak alanı seçerken.

4. Kontrol edebilirsiniz Herkes Düzenlemeyi Kısıtla panelindeki İstisnalar (isteğe bağlı) altında. Veya, tıklayın Daha fazla kullanıcı … ve yalnızca belirli kullanıcıların bölümleri değiştirmesine izin verin. İzin verilen alanlar köşeli parantez ile işaretlenecektir.

5. Tıklayın Evet, Korumayı Zorlamaya Başlayın .

Şimdi, açılan kutuya benzersiz bir şifre yazın. Onaylamak için tekrar yazmanız gerekir.

Şifre isteğe bağlıdır. Ancak kimsenin tıklayamamasını sağlar Korumayı Durdur ve belgeyi düzenleyin. Hala paranoyaksanız, devam edin ve yukarıdaki ikinci işlemde yaptığımız gibi Microsoft Word belgenizi şifreleyin.

4. Raporunuzu PDF Olarak Yazdırın

Taşınabilir Belge Formatı birçok avantajla birlikte gelir. En az değil, tüm bilgisayarlarda çapraz platform uyumluluğu. Belgeniz hazır ve şimdi onu paylaşmanız veya yazdırılması için göndermeniz gerekiyor. Birçok profesyonel raporun - örneğin yasal bir belgenin - formatı amaçlandığı gibi tutması gerekir.

Bir kopyayı kaydedin veya PDF'ye dönüştürün. Microsoft Word 2016, herhangi bir üçüncü taraf eklentisine ihtiyaç duymaz.

git Dosya > İhracat > PDF/XPS oluştur .

Word belgenizin PDF'ye dahil edilmesini istemediğiniz hassas bilgiler içerebileceğini unutmayın. PDF olarak yayınlamadan önce kaldırın. İçinde PDF veya XPS olarak yayınlayın pencere, seç Seçenekler . Sonra seçin Belge ve temiz Döküman özellikleri . İstediğiniz diğer seçenekleri ayarlayın ve seçin Tamam .

Dosyayı kaydetmek istediğiniz yere gidin ve tıklayın Yayınla .

Sonraki adım...

Bitiş çizgisine yakınsınız. Rapor okuyucularınıza teslim edilmeye hazır. Ama son bir iş kaldı.

Sayfaları çevirin ve (tekrar) raporunuzun okuyucu dostu olduğundan emin olun. Okuyucu gözüyle yaklaşın. Düşüncelerinizi organize edip ikna edici bir şekilde yazdınız mı? Bilgiler çizelgeler ve çizimlerle iyi bir şekilde akıyor mu? Bilgileri hızlıca gözden geçirip bulabilirler mi? Metin okunabilir mi? Son adım olarak belgelerinizin okunabilirlik düzeyini ölçmek için okunabilirlik puanını kullanın.

Microsoft Word'ün bazı yönlerini ele almadığımızı da fark etmiş olabilirsiniz. Örneğin, Microsoft Kelime Tabloları veri görüntüleme için önemli bir araçtır. Ya da listelerin gücü bilgi yönetiminde.

Microsoft Word, çeyrek asırdan daha eskidir ve küçük özelliklerle doludur. MakeUseOf'ta bu canavarın her köşesini ve huyunu ele aldık. Bu nedenle, bu yazılım hakkında ücretsiz olarak daha fazla bilgi edinmek için kaynaklarımızı kullanın. Her biri Microsoft Word'ün yeni özelliği öğrenmek hayatınızı kolaylaştıracaktır.

Raporunuzu Parlatın

Yazar Nathaniel Hawthorne'un dediği gibi,

Kolay okuma çok zor yazmaktır

Bu profesyonel rapor yazmak için de geçerli değil mi? Sonuçta, bir seçenek verilirse, kimse okumak istemeyebilir. Bir iş raporu yazmak ve onu iletişim kurmak için kullanmak iki farklı şeydir. Microsoft Word yalnızca bir araçtır - etkileşimde bulunmak sizin işiniz.

Bazı alternatifler için göz atın en iyi çevrimiçi kelime işlemciler . Profesyonel yazı yazma konusunda daha fazla yardım için şuraya bir göz atın: bir e-postada özür dilemek ve ne demek .

Profesyonel iş raporları yazmak için en iyi uygulamalar nelerdir? Yorumlarda bize bildirin.

Paylaş Paylaş Cıvıldamak E-posta Windows 11'e Yükseltmeye Değer mi?

Windows yeniden tasarlandı. Ancak bu sizi Windows 10'dan Windows 11'e geçmeye ikna etmek için yeterli mi?

Sonrakini Oku İlgili konular
  • üretkenlik
  • Microsoft Word
  • uzun biçim
  • Uzun Biçimli Kılavuz
Yazar hakkında Saikat Başu(1542 Makale Yayınlandı)

Saikat Basu, İnternet, Windows ve Verimlilik için Editör Yardımcısıdır. Bir MBA ve on yıllık pazarlama kariyerinin kirini ortadan kaldırdıktan sonra, şimdi başkalarının hikaye anlatma becerilerini geliştirmelerine yardım etme konusunda tutkulu. Eksik Oxford virgülünü arar ve kötü ekran görüntülerinden nefret eder. Ancak Fotoğraf, Photoshop ve Verimlilik fikirleri ruhunu yatıştırır.

Saikat Basu'dan Daha Fazla

Haber bültenimize abone ol

Teknik ipuçları, incelemeler, ücretsiz e-kitaplar ve özel fırsatlar için bültenimize katılın!

Abone olmak için buraya tıklayın