Home-theater-designers
1971'de ilk e-posta bir bilgisayardan diğerine gönderildi. Şimdi, 269 milyar e-posta her gün gönderilmektedir.
Bu e-postalardan kaçının gereksiz olduğunu hayal etmek imkansız. Kaç tanesi sadece daha fazla kafa karışıklığına neden oluyor. Alıcılarının daha fazla dikkat ve sabrını yakmak için.
Ancak kesin olan bir şey var: Daha fazla insan e-postalara etkili bir şekilde yanıt vermeye başlasaydı, hepimiz gelen kutularımıza biraz daha az sıkı bağlanırdık ve e-posta kaygımız biraz daha az zayıflatıcı olurdu.
Buradaki en belirgin çözüm yalnızca 'satır içi yanıtlama' değil, satır içi yanıtlamadır. uygun şekilde . Satır içi yanıtlama, kendi e-postanızı sıfırdan yazmak yerine e-postanın ana gövdesi içinde yanıtladığınız yerdir.
Satır içi yanıtlama, çoğumuzun zaman zaman yaptığı bir şeydir. Ama satır içi cevap vermeliyiz uzak daha sık. Ve bunu, bu karmaşık e-posta dizilerini düzenli ve takip etmesi kolay tutmak için birkaç kuralı göz önünde bulundurarak yapmalıyız.
E-postaya Yanlış Cevap Veriyoruz
Satır içi yanıtlamanın tersi, genellikle 'en iyi gönderi' olarak adlandırılan şeydir. Bu, bir e-postayı yanıtla düğmesine bastığınız yerdir ve metin kutusunun en üstüne yazmaya başlamanız yeterlidir. Bugün e-postanın çoğunluğu bu şekilde oluşuyor. Ancak son derece basit e-posta konuşmalarıyla uğraşmadığınız sürece, en çok gönderi her türlü soruna neden olabilir.
Öncelikle, en çok gönderi yapıldığında, orijinal e-postaya atıfta bulunmak, aradığınızı bulmak için e-postadan sonra e-postayı taramayı içeren büyük bir güçlük haline gelir. Daha sonra, belki de yeni bulduğunuz şeyi, bağlam dışı ve genellikle göze çarpan noktaları kaçırarak başka sözcüklerle ifade etmek için oluşturduğunuz e-postaya geri dönmeniz gerekir.
Bazen bir alıcı, e-postanıza tamamen yeni bir e-posta dizisinde yanıt verebilir; bu, konuşmanızın şu anda iki veya daha fazla ayrı ileti dizisinde gerçekleştiği anlamına gelir.
Bir grup sohbetindeyseniz, işler daha da karışır. Kimin neye, ne zaman ve neye cevap verdiğini takip etmek onlar cevaplar neredeyse imkansız bir başarı haline gelir.
Çözüm Satır İçi Yanıtlamadır
O zaman en çok gönderi yapmak yerine, cevap vermeliyiz Çizgide -- yani, orijinal e-posta iletisinin gövdesi içinde. Outlook ve Apple Mail'de, yanıtla düğmesine basar basmaz orijinal mesajı görebilirsiniz. Gmail'de, konuşmayı göstermek için oluşturma ekranının altındaki üç noktaya basmanız yeterlidir.
Uç: Gmail'deki yanıtınızdan dikey 'alıntı' satırını kaldırmak için e-postanın tamamını vurgulayın ve ardından daha az girinti buton.
Satır içi yanıtlama, orijinal e-postanın o görüşmede aldığınız en son iletiye dahil edilmesi ve aranabilir olması nedeniyle ileti yığınları arasında gezinme gereksinimi sorununu çözer. Bu, her şeyin bağlamda tutulduğu anlamına gelir.
Ayrıca, yalnızca kendi yanıtlarınızı anlamlı kılmak için başkalarının yanıtlarını özetlemek veya e-posta parçalarını kopyalayıp yapıştırmak için zaman harcamanıza gerek yok. Satır içi yanıtlarla, herkesin istediği zaman başvurabileceği her şey oradadır.
Ve birden fazla kişiyi içeren diziler için, kimin ne söylediğini ve kime cevap verdiğini ayırt etmek (doğru yapılırsa) kolaydır.
Satır İçi Düzgün Yanıtlama
Çoğu kişi satır içi yanıt verdiğinde, yanıtlarını yanıtlamak istedikleri metnin yanına yazar ve bunu koyu veya kırmızı yapar.
Bu ideal olmaktan uzak. Birisi düz metin olarak bir e-posta açar açmaz bu biçimlendirmeyi göremez. Ve bir iş parçacığında birkaç kişiden fazla kişi olduğunda, işler hızla karışabilir.
Yani, işte hızlı bir kılavuz uygun şekilde ölçeklenebilir olan ve kafa karışıklığını minimumda tutan satır içi yanıtlama.
1. Biçimlendirmeye Güvenmeyin
Belirtildiği gibi, bazı durumlarda bir alıcı bir e-postaya eklediğiniz biçimlendirmeyi göremeyebilir (ör. düz metni tercih edebilirler). Birisi renk körüyse, birden fazla renk içeren konuları takip etmekte zorlanabilir.
takvim iphone'dan etkinlikler nasıl silinir
Elbette, bir e-postayı tararken yanıtların daha kolay bulunmasını sağlamak için biçimlendirmeyi kullanın. Ama güvenme yalnızca üstünde.
2. Adınızı Yazan Önsöz Yanıtları
Biçimlendirmeye güvenmek yerine, tüm yanıtlarınızın önüne adınızla ve özellikle organize olmanız gerekiyorsa tarihiyle yazma alışkanlığı edinin. Tüm alıcılardan aynı şeyi yapmasını isteyin.
Şu anda Gmail'de adınızı manuel olarak yazmaktan başka seçeneğiniz yok. Aynısı, her zaman mülayim Apple Mail uygulaması için de geçerlidir.
Ancak Outlook kullanıyorsanız, yanıtlarınıza adınızı otomatik olarak yazdıran bir özellik vardır. Bunu yapmak için Dosya > Seçenekler > Posta . Sonra şuraya git Yanıtlar ve İlet , kontrol edin Önsöz ile yorumlar kutusunu seçin ve adınızı metin kutusuna yazın. Bir e-postanın gövdesinde yanıt verdiğinizde, adınız otomatik olarak parantez içinde görünür.
posta kuşu ayrıca varsayılan olarak bu seçeneğe sahiptir.
3. Satır Sonlarını Kullanın, Lütfen
Satır içi yanıt bıraktığınızda, bu, cümlenin ortasına veya paragraf sonuna eklenmek yerine yeni bir satırda olmalıdır.
Bu, diğer kişilerin yorumlarınıza yanıt vermesini çok daha kolay hale getirir ve her nokta etrafında gerçekleşen sohbeti taramayı çok daha akıcı hale getirir.
4. Çok Düzeyli Yanıtları Girintilendirin
Bir e-postada birden çok nokta ele alındığında, tek bir iletide birden çok ileti dizisine sahip olursunuz.
Bunları düzenli tutmak için, hangi yorumların her bir noktayla ilgili olduğu açıkça görülebilecek şekilde, ileti dizili yanıtları girintili hale getirmelisiniz. Düz metin e-postalarda madde işaretleri görünmeyebileceğinden, burada en sezgisel karakterleri köşeli parantez (>) kullanarak buluyorum.
Bu, konuşmanın hangi kısmına dikkat etmeniz gerektiğini bulmaya çalışırken sizi çok fazla efordan kurtaracaktır.
5. Son Çare: Daha İyi Bir Araç Kullanın
Kimse satır içi yanıtların burada mükemmel çözüm olduğunu iddia etmiyor. Ancak e-posta kullanmaktan başka seçeneğiniz yoksa, verimli ve etkili e-postalar yazmak için zaman ayırın. Yukarıdaki nedenlere dayanarak, satır içi yanıtlama, projelerin ilerlemesini sağlamanın en iyi yoludur. Ayrıca, herkesin geçmiş e-postaların uzun listelerine bakarak zaman kaybetmesine gerek kalmadan e-posta dizilerindeki birden çok konuşmayı takip etmesine yardımcı olur.
Satır içi yanıtların bile çok karmaşık hale geldiğini fark ederseniz veya iş arkadaşlarınız satır içi yanıtlama alışkanlığını kazanamıyorsa, ancak farklı bir araç aramanın zamanı gelmiş olabilir.
gibi iletişim araçları Gevşek , yammer , ve toplanmak karmaşık ekip iletişimini kolaylaştırır. E-posta ile mücadele etmeye devam etmek yerine, bunlardan birini denemenin zamanı gelmiş olabilir.
Haberi Yaymak
Bu basit satır içi yanıt kurallarını benimsediğinizde, birçok alıcı bu e-posta davranışının ne kadar verimli olduğunu takdir edecek ve yaklaşımınızı doğal olarak taklit etmeye başlayacaktır.
Yine de, düşünceli e-posta görgü kurallarınızı doğal olarak kopyalamazlarsa, onları yukarı çekin. Onlara bu makaleyi gönderin. Nasıl yanıt vermelerini istediğinizi açıklayın ve bunun tonlarca yanlış anlaşılan mesajı, boşa harcanan zamanı ve bağlam kaybını önleyeceğini açıklayın.
Gerçekten bir olumsuzluk yok.
Bu kuralların karmaşık e-posta ileti dizilerini takip etmenize yardımcı olacağını düşünüyor musunuz? Yararlı olacağını düşündüğünüz başka satır içi yanıtlama ipuçları var mı?
İmaj Kredisi: sangoiri/ Depositphotos
Paylaş Paylaş Cıvıldamak E-posta Konuşmayı Canlandırmak İçin Yeni Başlayanlar KılavuzuKonuşmayı canlandırmak zor olabilir. Projenize diyalog eklemeye hazırsanız, süreci sizin için özetleyeceğiz.
Sonrakini Oku İlgili konular- üretkenlik
- Gmail
- E-posta İpuçları
- elma postası
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale, İngiltere'deki York Üniversitesi'nden Felsefe diplomasına sahiptir. Beş yılı aşkın bir süredir sosyal medya yöneticisi ve danışmanı olarak çalıştı ve çeşitli ülkelerde atölye çalışmaları yaptı. Son iki yıldır, Rob aynı zamanda bir teknoloji yazarı ve MakeUseOf'un Sosyal Medya Yöneticisi ve Haber Bülteni Editörü. Onu genellikle dünyayı dolaşırken, video düzenlemeyi öğrenirken ve fotoğrafçılıkla deneyler yaparken bulacaksınız.
Rob Nightingale'dan Daha FazlaHaber bültenimize abone ol
Teknik ipuçları, incelemeler, ücretsiz e-kitaplar ve özel fırsatlar için bültenimize katılın!
imessage'da konfeti nasıl alınırAbone olmak için buraya tıklayın